Thanks buat :
Alexander Ronald, Athix, Annas, Andy, untuk kerjasamanya menyelesaikan makalah ini. ^.^
I.
MANAJER DAN KETERAMPILAN
Manajemen menurut Siswanto (2009) adalah seni dan ilmu dalam
perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, pemotivasian, dan pengendalian
terhadap orang & mekanisme kerja untuk mencapai tujuan. Pengertian
manajemen sebagai suatu ilmu adalah manajemen merupakan akumulasi pengetahuan
yang telah disistematisasikan menjadi suatu kesatuan yang terpadu dan dapat
dijadikan pegangan dasar dalam bertindak. Sedangkan manajemen sebagai suatu
seni ialah keahlian, kemampuan, kemahiran, serta keterampilan dalam aplikasi
prinsip, metode, dan teknik dalam menggunakan sumber daya manusia secara efisien
dan efektif.
Dalam manajemen identik dengan manajer, yakni orang yang
melakukan manajemen. Manajer adalah seseorang yang bertindak sebagai perencana,
pengorganisasi, pengarah, pemotivasi, serta pengendali orang dan mekanisme
kerja untuk mencapai tujuan. Manajer dapat diklasifikasikan dalam dua cara.
Pertama, klasifikasi manajer menurut rentang aktifitas organisasi yang ada
dibawah tanggung jawabnya. Kedua, klasifikasi manajer menurut hierarkinya dalam
organisasi.
Manajer memegang peranan yang amat penting dalam mewujudkan
efektifitas organisasi. Seberapa jauh organisasi mencapai tujuannya sangat
bergantung kepada kualitas kinerja manajer organisasi yang bersangkutan.
Prestasi seorang manajer dapat diukur berdasarkan dua konsep yakni efisiensi
dan efektifitas. Efisiensi adalah menjalankan pekerjaan dengan benar, sedangkan
efektifitas adalah menjalankan pekerjaan yang benar. Efisiensi berkaitan dengan
cara.
Untuk melaksanakan proses manajemen terdapat tiga bidang
keterampilan yang penting bagi seorang manajer, yaitu keterampilan teknis,
keterampilan manusiawi, dan keterampilan konseptual. Keterampilan sendiri
memiliki perbedaan pengertian dengan kemampuan, kemahiran, dan keahlian.
Kemampuan diartikan sebagai kesanggupan, kecakapan, dan atau
kekuatan. Mampu berarti bisa atau sanggup melakukan sesuatu. Kemahiran adalah
kemampuan dalam melakukan seuatu. Kemahiran dapat dikatakan satu tingkat diatas
kemampuan. Sedangkan keahlian merupakan kemahiran dalam suatu ilmu (kepandaian,
pekerjaan). Ahli dimengertikan sebagai orang yang mahir, paham sekali dalam
suatu bidang ilmu. Sementara keterampilan adalah kecakapan untuk menyelesaikan
tugas.
Keterampilan teknis adalah kemampuan untuk mengunakan
pengetahuan, metode, prosedur, ataupun teknik, yang diperlukan untuk melaksanakan
tugas spesifik. Keterampilan tersebut diperoleh dari pengalaman, pendidikan,
dan pelatihan.
Keterampilan manusiawi merupakan kemampuan dan pertimbangan
yang diusahakan bersama orang lain, pemahaman mengenai motivasi dan aplikasi
tentang kepemimpinan yang efektif.
Keterampilan konseptual yakni kemampuan memahami kompleksitas
keseluruhan organisasi. Keterampilan teknis mengarah kepada cara, prosedur,
atau teknik, Keterampilan manusiawi berhubungan dengan perorangan atau hubungan
antar individu, sementara keterampilan konseptual berhubungan dengan konsep
atau ide maupun rancangan.
Keterampilan tidak hanya penting dimiliki oleh manajer saja,
namun setiap komponen individu yang ada dalam sebuah organisasi. Akan tetapi,
keterampilan yang dibutuhkan berbeda-beda tergantung pada dimana posisinya
bearada, tanggung jawab dan wewenang apa yang dimilikinya. Semakin tinggi
kedudukan seorang manajer dalam suatu hierarki organisasi, semakin sedikit
keterampilan teknis yang diperlukan. Sebaliknya, semakin rendah kedudukan
seseorang dalam suatu organisasi maka semakin penting pula keterampilan teknis
yang diperlukan.
II.
ORGANISASI
Organisasi dapat didefinisikan sebagai sekelompok orang yang
saling berinteraksi dan bekerjasama untuk merealisasikan tujuan bersama. Banyak
keberhasilan perusahaan bergantung pada organisasi. Adanya struktur yang mapan
sangat diperlukan untuk menjamin agar rencana manajer dapat dilaksanakan.
Menurut Boone dan Kurtz, seperti yang dikutip oleh Basu (1988), organisasi
adalah suatu proses tersusun yang orang-orangnya berinteraksi untuk mencapai
tujuan. Sedangkan pengorganisasian menurut Siswanto (2009) ialah pembagian
kerja yang direncanakan untuk diselesaikan oleh anggota kesatuan pekerjaan,
penetapan hubungan antarpekerjaan yang efektif diantara mereka, dan pemberian
lingkungan & fasilitas pekerjaan yang wajar sehingga mereka bekerja secara
efisien.
Manajer harus menyusun suatu struktur organisasi formal yang
orang-orang serta sumber-sumber fisiknya dipersiapkan dengan baik untuk
melaksanakan rencana dan mencapai tujuan keseluruhan. Stoner dan Wankell,
seperti yang dikutip oleh Siswanto (2009), membatasi bahwa struktur organisasi
adalah susunan dan hubungan antarbagian komponen dan posisi dalam suatu
perkumpulan. Untuk sebuah perusahaan yang kecil, fungsi pengorganisasian itu
sangatlah sederhana. Jika suatu perusahaan itu tumbuh, kebutuhan akan
organisasi semakin meningkat. Dengan semakin besarnya perusahaan, kiranya
semakin diperlukan adanya spesialisasi dan jumlah karyawan yang lebih banyak.
Banyaknya personil dengan spesialisasi yang ada tidak memungkinkan bagi
seseorang untuk menangani seluruh kegiatan. Karena manajer menghadapi jumlah
karyawan yang besar dengan spesialisasi, maka diperlukan adanya organisasi
formal.
Meskipun perusahaan kecil mempunyai masalah-masalah
organisasional lebih sedikit dibanding perusahaan besar, tetapi keduanya
mempunyai struktur formal untuk menjamin agar orang melaksanakan tugas yang
mengarah ke pencapaian tujuan perusahaan. Tentu saja tugas yang ada perusahaan
kecil tidak sebanyak dan sekompleks yang ada pada perusahaan besar.
Setiap struktur organisasi akan lebih dulu memusatkan
perhatian pada kegiatan-kegiatan yang diperlukan untuk mencapai tujuan.
Manajemen menganalisis jabata-jabatan yang dilakukan. Kemudian, orang dengan
minat, kualifikasi dan keterampilan tertentu ditarik untuk memegang jabatan.
Koordinasi tentang kegiatan setiap karyawan merupakan tanggung jawab penting
yang lain dari manajemen, karena mereka harus kompak jika ingin perusahaan
beroperasi secara lancar. Struktur organisasi formal didasarkan pada analisa
tiga elemen kunci setiap organisasi yaitu interaksi kemanusiaan, kegiatan yang
terarah ke tujuan, dan struktur. Manajemen harus mengkoordinir
kegiatan-kegiatan karyawan untuk mancapai tujuan organisasi.
Pembentukan struktur organisasi dimulai dengan penganalisisan
kegiatan-kegiatan utama organisasi. Masing-masing kegiatan ditugaskan ke
departemen atau bagian yang berbeda dalam perusahaan termasuk manajer dan
karyawannya. Dengan tumbuhnya organisasi, manajer harus menugaskan sebagian
kegiatannya kepada bawahan agar dapat mencurahkan waktunya pada fungsi-ungsi
manajerial. Tindakan menugaskan kegiatan kepada bawahan ini disebut
pendelegasian. Dalam pendelegasian kegiatan, manajer meberikan tanggung jawab
kepada bawahan untuk melaksanakan tugas-tugas yang ditugaskannya. Disamping
tanggung jawab, bawahan juga diberi wewenang yang sepadan dengan tanggung jawab
tersebut.
2.1.
Bentuk-Bentuk Struktur
Organisasi
Dalam suatu organisasi dengan segala aktifitasnya, terdapat
hubungan diantara orang-orang yang menjalankan aktifitas tersebut. Makin banyak
kegiatan yang dilakukan dalam suatu organisasi, makin kompleks pula
hubungan-hubungan yang ada. Untuk itulah perlu dibuat suatu bagan yang
menggambarkan tentang hubungan tersebut termasuk hubungan antara masing-masing
kegiatan atau fungsi. Bagan tersebut dinamakan bagan organisasi atau struktur
organisasi. Basu (1988) menyebutkan bentuk struktur organisasi sebagai berikut :
- Organisasi Garis
Pada bentuk struktur organisasi garis, kekuasaan mengalir
secara langsung dari Direktur ke Kepala Bagian dan kemudian terus ke
karyawan-karyawan dibawahnya. Masing-masing bagian merupakan unti yang berdiri sendiri, dan
Kepala Bagian menjalankan semua fungsi pengawasan dalam bagiannya.
|
Kebaikan
|
Kekurangan
|
|
·
Adanya kesatuan dalam pimpinan dan
perintah
·
Pimpinan dapat lebih cepat dalam
mengambil keputusan, sebab tidak perlu membicarakannya dengan orang lain
·
Pimpinan dapat lebih cepat dalam
memberikan perintah karena perintah tersebut dapat diberikan langsung kepada
bawahan
·
Menghemat biaya, karena pengawasan dari
berbagai kegiatan hanya dilakukan oleh seorang saja
|
·
Sering terdapat birokrasi yang
menghambat jalannya perusahaan
·
Tidak adanya spesialisasi menyebabkan
tugas yang berat bagi para petugas sehingga kurang efisien
·
Kurangnya kerjasama diantara
masing-masing bagian
|
- Organisasi Garis dan Staf
Bentuk ini merupakan kombinassi yang diambilkan dari
keuntungan-keuntungan adanya pengawasan secara langsung dan spesialisasi dalam
perusahaan. Organisasi garis hanya sesuai untuk perusahaan kecil, maka bentuk
organisasi garis dan sta ini lebih baik dipakai oleh perusahaan sedang dan
besar. Tugas para kepala bagian yang semakin berat memerlukan bantuan para ahli
(spesialis) yang dapat memberikan saran-saran dalam beberapa fungsi. Untuk
itulah dibentuk staf, selain memberi saran kepada pimpinan ataupun para kepala
bagian, mereka tidak memiliki kekuasaan dalam pemberian perintah.
|
Kebaikan
|
Kekurangan
|
|
·
Pimpinan lebih leluasa dalam memberikan
saran terhadap tugas khusus diluar bagiannya
·
Sta dapat membantu untuk mengatasi
berbagai persoalan sehingga akan memperingan pekerjaan dan meningkatkan
eisiensi kerja
·
Staf dapat mendidik para petugas
·
Adanya kesatuan dalam pimpinan sehingga
menciptakan aliran kekuasaan dengan jelas
|
·
Kadang-kadang staf tidak lagi memberi
saran tetapi perintah, sehingga dapat menimbulkan pertentangan dengan manajer
pada bagian yang bersangkutan
·
Dapat menimbulkan anggapan pada petugas
untuk lebih percaya kepada staf daripada atasannya
·
Staf dapat ikut disalahkan apabila
saran yang diberikan tidak memperoleh hasil
|
- Organisasi Fungsional
Dalam bentuk struktur organisasi fungsional, masing-masing
manajer adalah seorang spesialis atau ahli, dan masing-masing bawahan mempunyai
beberapa pimpinan. Manajer memiliki kekuasaan penuh untuk menjalankan
fungsi-fungsi yang menjadi tanggung jawabnya. Jadi bentuk ini lebih menekankan
pada pembagian fungsi.
|
Kebaikan
|
Kekurangan
|
|
·
Masing-masing fungsi dipegang oleh
orang yang ahli dalam bidangnya sehingga terdapat keserasian antara tugas dan
keahliannya
·
Tugas para manajer menjadi lebih ringan
dengan adanya pembagian fungsi
|
·
Membingungkan para pekerja sehingga
tidak ada kesatuan dalam pimpinan dan perintah
·
Tidak ada hubungan garis secara
langsung dengan atasan
·
Kesulitan-kesulitan yang timbul tidak
dapat secara cepat diatasi
·
Kurangnya koordinasi sering menimbulkan
perselisihan diantara para manajer
|
- Organisasi Komite
Komite sering dilakukan untuk mengumpulkan pendapat tentang
berbagai kegiatan dalam perusahaan. Misalnya komite anggaran, mempunyai anggota
kepala bagian-kepala bagian dalam perusahaan, seperti kepala bagian produksi,
kepala bagian keuangan, dan kepala bagian pemasaran. Mereka berusaha
mengalokasikan dana dengan menyusun suatu budget yang terbaik untuk seluruh
kegiatan perusahaan. Komite ini dapat dibentuk disemua bagian dalam organisasi,
sehingga sering terdapat beberapa macam komite.
Komite sering juga disebut panitia, pelaksanaannya dapat
dikombinasikan dengan bentuk organisasi yang lain.
|
Kebaikan
|
Kekurangan
|
|
·
Merupakan sebuah forum untuk saling
bertukar pendapat diantara beberapa anggota
·
Keputusan ditentukan bersama-sama
sehingga dapat memberikan hasil yang lebih baik
·
Menciptakan koordinasi yang lebih baik
·
Meningkatkan pengawasan karena
macam-macam komite tersebut dapat berhubungan langsung dengan para pelaksana
|
·
Kesulitan dalam mempersiapkan pertemuan
karena masing-masing anggota sibuk dengan pekerjaannya
·
Keharusan untuk berkompromi
·
Sering menimbulkan kesimpang-siuran
dalam organisasi
·
Tidak mempunyai kekuasaan untuk
mendukung saran-saran yang diberikan
|
- Organisasi Matrik
Bentuk organisasi matrik ini digunakan berdasarkan struktur
organisasi garis dan staf yang sudah ada. Organisasi matrik, disebut juga
organisasi manajemen proyek, dapat didefinisikan sebagai struktur organisasi
dimana para spesialis dari bagian-bagian yang berbeda disatukan untuk
mengerjakan proyek khusus. Dalam organisasi seperti itu beberapa anggota
organisasi memberikan laporan kepada uda atasan, bukannya satu atasan seperti
bentuk yang tradisional. Dalam setiap kasus mereka berusaha memusatkan
kegiatan-kegiatan beberapa spesialis dari bidang fungsional yang berbeda pada
masalah atau proyek khusus.
Karena struktur ini dirancang untuk menangani masalah proyek
khusus, maka mengidentifikasi proyek seperti itu perlu diikuti dengan pemilihan
sebuah tim yang anggota-anggotanya mempunyai keterampilan yang diperlukan.
Organisasi matrik itu menghasilkan kombinasi dari wewenang ganda, yaitu
angota-anggota proyek menerima perintah dari manajer proyek (wewenang
horisontal) dan tetap mempertahankan keanggotaan mereka dalam bagian-bagian
fungsional yang permanen (wewenang vertikal). Untuk mengurangi masalah-masalah
potensial dari adanya dua atasan itu, manajer proyek diberi semacam jaminan
wewenang pada proyek tersebut dan biasanya memberikan laporan pada pimpinan
puncak.
|
Kebaikan
|
Kekurangan
|
|
·
Luwes
·
Memberikan metode untuk memusatkan
perhatian pada masalah-masalah utama yang spesifik atau persoalan-persoalan
teknis yang unik
·
Memberikan alat inovasi tanpa mengganggu
struktur organisasi yang ada
|
·
Beberapa masalah dapat muncul karena
pendekatan ini melangar prinsip kesatuan perintah yang tradisional (satu
atasan untuk masing-masing individu)
·
Manajer proyek dapat menjumpai
kesulitan dalam mengembangkan tim terpadu dari orang-orang yang berasal dari
bagian-bagian yang berbeda
·
Konflik dapat muncul antara manajer
proyek yang satu dengan manajer-manajer bagian lain
|
Sebagai contoh, berikut ini adalah gambar bagan struktur
organisasi dibidang pendidikan.
III.
PROSES DALAM ORGANISASI
3.1.
Learning Process
Pembelajaran organisasi adalah proses
mendeteksi dan memperbaiki kesalahan. Pembelajaran organisasi merupakan
kesempatan yang diberikan kepada pegawai sehingga organisasi menjadi lebih
efisien. Pembelajaran organisasi berarti proses perbaikan tindakan melalui
pengetahuan dan pemahaman yang lebih baik. Organisasi belajar adalah organisasi
yang secara terus menerus mengembangkan pengetahuannya untuk menciptakan masa
depan organisasi yang lebih baik.
Menjawab
tantangan persaingan bisnis dalam era globalisasi dan liberalisasi, setiap perusahaan dituntut untuk
memiliki keunggulan kompetitif yang didukung intelejensi organisasi untuk
mengelola pengetahuan melalui proses belajar berkelanjutan. Organisasi belajar
berperan membekali organisasi
perusahaan dengan basis pengetahuan dalam rangka memenangkan persaingan.
Organisasi belajar sangat diperlukan perusahaan terutama dalam menghadapi perubahan lingkungan yang sangat
cepat.
Alasan
mengapa saat ini diperlukan organisasi belajar adalah; Pertama, dalam rangka pembangunan ekonomi yang
berkelanjutan, kita tidak lagi dapat mengandalkan pada tersedianya tenaga kerja
yang banyak dan murah, melainkan tenaga kerja yang terdidik dengan baik,
terlatih dengan baik dan menguasai informasi dengan baik Kedua, pengembangan organisasi yang lebih
berorientasi pada lingkungan internal dianggap tidak tepat lagi. Sejalan dengan
gerakan masyarakat informasi (information society), maka organisasi
perlu menguasai informasi mengenai lingkungan secara komprehensif. Organisasi
memerlukan lebih banyak tenaga kerja berpengetahuan. Perkembangan ekonomi lebih
dilandaskan pada pengetahuan dengan tenaga kerja berpengetahuan sebagai aset
paling utama.
Peter Senge seperti dikutip
oleh Miarso (2002), mengemukakan definisi organisasi belajar sebagai suatu
disiplin untuk mengembangkan potensi kapabilitas individu dalam organisasi
yang dikenal dengan The Fifth Dicipline sebagai berikut:
1.
Berpikir Sistem (Systems Thinking)
Setiap usaha manusia,
termasuk bisnis, merupakan sistem karena senantiasa merupakan bagian dari
jalinan tindakan atau peristiwa yang saling berhubungan, meskipun hubungan itu
tidak selalu tampak. Oleh karena itu organisasi harus mampu melihat pola
perubahan secara keseluruhan, dengan cara berpikir bahwa segala usaha manusia
saling berkaitan, saling mempengaruhi dan membentuk sinergi.
2.
Penguasaan Pribadi (Personal Mastery)
Setiap orang harus
mempunyai komitmen untuk belajar sepanjang hayat dan sebagai anggota organisasi
perlu mengembangkan potensinya secara optimal. Penguasaan pribadi ini merupakan
suatu disiplin yang antara lain menunjukan kemampuan untuk senantiasa
mengklarifikasi dan mendalami visi pribadi, memfokuskan enerji, mengembangkan
kesabaran, dan memandang realitas secara obyektif. Kenyataan menunjukkan bahwa
seseorang memasuki suatu organisasi dengan penuh semangat, tetapi setelah
merasa “mapan” dalam organisasi itu lalu kehilangan semangatnya. Oleh karena
itu, disiplin ini sangat penting artinya bahkan menjadi landasan untuk
organisasi belajar.
3.
Pola Mental (Mental Models)
Setiap orang mempunyai
pola mental tentang bagaimana ia memandang dunia di sekitarnya dan bertindak
atas dasar asumsi atau generalisasi dari apa yang dilihatnya itu. Seringkali
seseorang tidak menyadari pola mental yang mempengaruhi pikiran dan tindakannya
tersebut. Oleh karena itu setiap orang perlu berpikir secara reflektif dan
senantiasa memperbaiki gambaran internalnya mengenai dunia sekitarnya, dan atas
dasar itu bertindak dan mengambil keputusan yang sesuai.
4.
Visi Bersama (Shared Vision)
Organisasi yang berhasil
berusaha mempersatukan orang-orang berdasarkan identitas yang sama dan perasaan
senasib. Hal ini perlu dijabarkan dalam suatu visi yang dimiliki bersama. Visi
bersama ini bukan sekedar rumusan keinginan suatu organisasi melainkan sesuatu
yang merupakan keinginan bersama. Visi bersama adalah komitmen dan tekad
dari semua orang dalam organisasi, bukan sekedar kepatuhan terhadap pimpinan.
5.
Belajar Beregu (Team Learning)
Dalam suatu regu atau tim
telah terbukti bahwa regu dapat belajar dengan menampilkan hasil jauh lebih
berarti daripada jumlah penampilan perorangan masing-masing anggotanya. Belajar
beregu diawali dengan dialog yang memungkinkan regu itu menemukan jati dirinya.
Dengan dialog ini berlangsung kegiatan belajar untuk memahami pola interaksi
dan peran masing-masing anggota dalam regu. Belajar beregu merupakan unsur
penting, karena regu merupakan unit belajar utama dalam organisasi.
Dalam
konteks learning organization atau
organisasi belajar, setiap komponen dalam organisasi harus memiliki komitmen
dan kapasitas untuk selalu belajar pada semua aspek sesuai peran dan fungsinya
masing-masing. Dengan kata lain semua
hal yang dilakukan dalam organisasi atau perusahaan harus ditekankan sebagai
suatu proses pembelajaran yang sangat dinamis, dan semua unsur manusia
pelaksanaannya harus melakukan pembelajaran yang aktif. Lingkungan organisasi
belajar yang kondusif diharapkan dapat menjadikan orang-orang menjadi lebih
berpengetahuan dengan kompetensi yang dapat diandalkan.
Sumber-sumber pengetahuan dan pembelajaran bisa berasal
dari gagasan dan pendapat para karyawan, research & development (R&D), masukan dari para
pelanggan, saling tukar atau bagi pengalaman dan benchmarking (perbandingan).
Pembelajaran
atau kecerdasan organisasi akan menghasilkan :
1.
Peningkatan
nilai pada pelanggan melalui produk dan jasa yang baru atau yang dikembangkan.
2.
Pengembangan kesempatan usaha baru.
3.
Pengurangan kesalahan, kegagalan, pemborosan
dan biaya-biaya yang dikeluarkan.
4.
Peningkatan
kepekaan dan kesigapan serta kinerja yang merata dan stabil.
5.
Peningkatan
produktifitas dan efektifitas penggunaan sumber daya yang dimiliki perusahaan.
6. Peningkatan kinerja perusahaan dalam
melaksanakan tanggung jawab dan pelayanan terhadap masyarakat sebagai warga
negara yang baik.
Keberhasilan
karyawan sangat tergantung pada diperolehnya kesempatan untuk mempelajari dan
mempraktekkan hal dan keahlian yang baru. Perusahaan berinvestasi pada
pendidikan, pelatihan dan berbagai kesempatan lain yang diberikan pada para
karyawannya untuk tumbuh dan berkembang. Kesempatan tersebut dapat berupa
rotasi pekerjaan, kenaikan gaji pada karyawan yang berprestasi dan atau
terlatih. On the job
training merupakan suatu cara yang efektif untuk
melatih dan menarik garis hubungan yang lebih baik antara kepentingan dan
prioritas perusahaan. Pembelajaran individu akan memberi manfaat bagi
perusahaan seperti meningkatkan kepuasan, loyalitas
dan kecerdasan karyawan, pembelajaran lintas fungsi, membangun aset pengetahuan
perusahaan, serta menciptakan lingkungan kerja yang berkembang dan inovatif.
Organisasi
belajar secara konseptual turut memberikan kontribusi bagi manajemen. Mulai
tahun 1980-an diperkenalkan Total Quality Management yang menekankan
pada perbaikan mutu yang berkesinambungan. Kemudian pada 1990-an terdapat Reengineering
dan Benchmarking untuk perbaikan strategi manajemen bisnis.
Organisasi belajar pada periode itu diperkenalkan dalam manajamen untuk mencari
cara yang inovatif menghadapi perubahan dan memenangkan persaingan bisnis.
Stephen Robbins (2002) mengemukakan bahwa organisasi belajar diperlukan bagi manajemen untuk
mengembangkan kapasitas organisasi secara bersinambungan untuk menyesuaikan
diri dan melakukan perubahan. Pada dasarnya semua organisasi itu belajar, baik
secara sadar atau tidak sadar, maka itulah persyaratan yang mendasar untuk
mempertahankan eksistensi.
Organisasi belajar dapat membantu para manajer dalam proses pengambilan
keputusan manajemen, khususnya membuat keputusan-keputusan yang tidak terprogram secara lebih kreatif.
Dalam hal ini, organisasi belajar mendorong para manajer terus berupaya
meningkatkan kemampuan baik individual maupun kelompok, untuk berpikir dan
berperilaku kreatif dan mengoptimalkan potensinya melalui pembelajaran. Dengan
terjadinya proses pembelajaran berarti para manajer memotivasi dan memampukan
para karyawan untuk mengambil keputusan serta terus menerus guna meningkatkan
efektifitas organisasi. Pada dasarnya belajar merupakan tanggungjawab semua
pihak, tetapi pemimpin dapat memberikan bantuan dengan menciptakan lingkungan
yang kondusif untuk mendorong pembelajaran bagi seluruh karyawan.
Pembelajaran
bukan sekedar peningkatan kualitas produk dan jasa namun juga peningkatan
lingkungan kerja yang lebih tanggap terhadap situasi, adaptif, inovatif dan
efisien yang pada gilirannya akan meningkatkan kinerja. Pembelajaran merupakan salah satu faktor
yang mendukung perusahaan agar mampu beradaptasi terhadap perubahan lingkungan
dan mencapai keunggulan kompetitif melalui peningkatan intelegensi organisasi.
Organisasi belajar dapat diimplementasikan untuk perbaikan strategi manajemen
dan meningkatkan efektifitas kinerja, walaupun dalam implementasinya masih
ditemukan kendala-kendala seperti keengganan manajemen menerapkan organisasi belajar, keterbatasan sumber
daya dan dana serta teknologi informasi. Selain itu kesadaran akan pentingnya
belajar masih kurang dan waktu yang terbatas serta komitmen manajemen puncak
merupakan kendala menerapkan organisasi belajar di perusahaan.
Untuk mengimplementasikan organisasi belajar dan pengembangan diperlukan
adanya komitmen untuk perubahan yang didukung kepemimpinan yang efektif dan
bersikap melayani. Para karyawan juga perlu didukung untuk memotivasi diri agar
dapat dan mau belajar serta tumbuh dan berkembang. Melalui organisasi belajar
akan dihasilkan manajer dan karyawan yang memiliki motivasi dan kompetensi
tinggi serta berorientasi pada pelanggan, sehingga pada gilirannya mendukung
peningkatan kinerja perusahaan.
Kemajuan teknologi informasi canggih khususnya yang berbasis elektronik
untuk mengelola pengetahuan dalam organisasi perlu dimanfaatkan secara optimal.
Pemanfaatan teknologi informasi untuk pengelolaan pengetahuan dalam konteks
organisasi belajar dan pengembangan dapat dilakukan antara lain:
a.
Membangun e-literacy dari seluruh karyawan untuk
meningkatkan kesadaran dan pemahaman akan pentingnya pemanfaatan teknologi
informasi dan komunikasi. Aplikasi teknologi informasi sebaiknya dimanfaatkan
dalam berbagai aktivitas khususnya dalam pembelajaran
melalui e-learning atau
e-training.
b.
Aplikasi teknologi informasi secara on-line system dengan menggunakan intrane yang memberikan kemudahan untuk
berbagi informasi ke seluruh karyawan. Misalnya informasi internal seperti data
karyawan, sistem dan prosedur kerja, peraturan ketenagakerjaan, keputusan
manajemen, saran dan pendapat karyawan, serta informasi
eksternal seperti jadwal
perjalanan, acara huburan, daftar rumah sakit dan dokter. Dengan adanya intranet akan membantu karyawan memahami
perusahaan secara cepat dan akurat, dan sebaliknya manajemen dapat mengambil
keputusan-keputusan berdasarkan informasi yang andal.
c.
Guna mendukung economic and businees literacy kepada seluruh karyawan dan
mengkomunikasikasi visi dan sasaran bisnis perusahaan secara efektif agar dapat
belajar membuat keputusan yang lebih baik, maka perlu digunakan suatu peta
belajar (learning map). Peta
belajar tersebut menggambarkan strategi atau proses bisnis yang pokok.
d.
Untuk lebih mendayagunakan
fungsi-fungsi organisasi belajar dan pengembangan dalam meningkatkan
efektifitas dan efisiensi manajemen perusahan, maka dapat pula membangunwebsite pada setiap unit kerja yang
disinergikan menjadi organization
portal untuk
meningkatkan kinerja perusahaan.
e.
Kebijakan manajemen yang menerapkan
teknologi informasi untuk komunikasi perlu disosialisasikan kepada seluruh
karyawan, misalnya penggunaan e-mail seharusnya dilakukan untuk setiap
komunikasi antara manajer dan karyawan, misalnya rapat, konferensi atau surat
edaran.
3.2.
Reengineering
Business Process Reengineering adalah pemikiran dan perancangan ulang suatu sistem bisnis secara mendasar
(fundamental) dan radikal untuk mendapatkan perbaikan secara dramatis pada saat
kritis, dengan mengukur kinerja saat ini melalui elemen-elemen biaya, kualitas,
pelayanan dan kecepatan.
Berdasarkan definisi tersebut jika dikaitkan
dengan struktur organisasi pendidikan yang dicontohkan dalam struktur, dimana
sebuah lembaga pendidikan mempunyai kewajiban untuk membuat siswa menyadari
adanya berbagai macam pembelajaran yang tersedia baginya, proses reengineering
pada lembaga pendidikan ialah :
- Pendidikan
atau pelatihan
Pendidikan dan pelatihan tersebut bukan
hanya untuk karyawan pelaksana atau bagian administrasi, melainkan untuk semua
pihak atau semua staf, baik staf edukatif maupun non edukatif. Pendidikan dan
pelatihan ini ditunjukan untuk kesiapan dalam menghadapi perubahan dan
perbaikan.
- Perbaikan
sistem secara berkesinambungan
Sistem merupakan serangkaian proses yang
merupakan satu kesatuan dan saling terkait satu sama lain. Sistem pada suatu
lembaga pendidikan menyangkut berbagai permasalahan yang sangat luas, mulai
dari penerimaan staf pengajar dan non pengajar.
Sejalan dengan tantangan era global pendidikan dituntut untuk dapat
mempersiapkan peserta didik agar menjadi tenaga kerja yang terampil, siap
latih, mudah beradaptasi, serta mampu mengembangkan diri untuk dapat bersaing
dan tampil mandiri dalam memenuhi kebutuhan pasar kerja diberbagai sektor yang
selalu berkembang. Untuk mengantisipasi hal tersebut, kebijakan pemerintah dalam
bidang pendidikan diorientasikan pada upaya mencerdaskan kehidupan bangsa yang
diwujudkan melalui pemerataan kesempatan belajar upaya penguasaan IPTEK, agar
mampu melakukan diversifikasi dan perluasan produk, bidang usaha dan peluang
pasar, serta penguasaan teknologi cepat melalui upaya “Reverse Engineering” yaitu
pernyiapan tenaga terampil dan profesional melalui pendidikan yang sejalan
dengan kebutuhan dunia kerja dan industri serta upaya memberikan bekal
kemampuan kewirausahaan. Berkaitan dengan hal tersebut diharapkan agar yang
telah dikelola secara Dual System dapat berkembang dan
terselenggara secara lebih efektif dan efisien kepada kebutuhan riil pasar
kerja menurut spesifikasi bidang keahlian dan perjenjangannya.
Program reengineering bertujuan untuk mengembangkan konsep pendidikan
yang adaptif, luwes dan berwawasan global melakukan
rekonseptualisasi program diversifikasi jenis serta perjenjangan mengembangkan
konsep pendidikan dan pelatihan melalui koordinasi kelembagaan Negeri dan
swasta, dalam upaya peningkatan mutu pendidikan yang dikembangkan dengan
tuntutan dunia usaha/industri dengan mempertimbangkan potensi pendidikan yang
ada dan faktor-faktor sosial, ekonomi, budaya dan geografis sebagai potensi
wilayah yang mendukung sasaran program reengineering.
3.3.
Manajemen Konflik
Menurut Daniel Webster, seperti yang dikutip oleh Peg
Pickering (2001), mendefinisikan konflik sebagai:
a.
Persaingan atau
pertentangan antara pihak-pihak yang tidak cocok satu sama lain.
b.
Keadaan atau perilaku yang
bertentangan.
c.
Perselisihan akibat
kebutuhan, dorongan, keinginan, atau tuntutan yan bertentangan.
d.
perseteruan
Pada dasarnya konflik terjadi bila dalam satu peristiwa
terdapat dua atau lebih pendapat atau tindakan yang dipertimbangkan. Konflik
tidak harus berarti berseteru, meski situasi ini bisa menjadi bagian dari
situasi konflik.
Beberapa definisi lain mengenai konflik diantaranya :
a.
Suatu bentuk interaksi diantara beberapa pihak yang berbeda dalam
kepentingan, persepsi dan tujuan.
b.
Perbedaan pendapat antara dua atau lebih banyak anggota organisasi atau
kelompok, karena harus membagi sumber daya yang langka, atau aktivitas kerja
dan atau karena mereka mempunyai status, tujuan, penelitian, atau pandangan
yang berbeda. Para anggota organisasi
atau sub-unit yang sedang berselisih akan berusaha agar kepentingan atau
pandangan mereka mengungguli yang lainnya.
c.
Situasi dimana dua orang atau lebih menginginkan tujuan-tujuan yang menurut
persepsi mereka dapat dicapai oleh salah seorang diantara mereka, tetapi hal
itu tidak mungkin dicapai oleh kedua belah pihak.
Diantara definisi yang berbeda itu nampak ada suatu kesepakatan, bahwa
konflik dilatarbelakangi oleh adanya ketidakcocokan atau perbedaan dalam hal
nilai, tujuan, status, dan lain sebagainya. Terlepas dari faktor yang melatarbelakangi
terjadinya suatu konflik, gejala yang mengemuka dalam suatu organisasi saat
terjadi konflik adalah saat individu atau kelompok menunjukkan sikap
“bermusuhan” dengan individu atau kelompok lain yang berpengaruh terhadap
kinerja dalam melakukan aktivitas organisasi.
3.3.1.
Pandangan Mengenai Konflik
Terdapat tiga pandangan mengenai konflik. Hal ini disebabkan karena adanya
pandangan yang berbeda mengenai apakah konflik merugikan, hal yang wajar atau
justru harus diciptakan untuk memberikan stimulus bagi pihak-pihak yang
terlibat untuk saling berkompetisi dan menemukan solusi yang terbaik. Pandangan
itu adalah sebagai berikut :
a.
Pandangan Tradisional (The Traditional View)
Dalam pandangan ini semua konflik itu buruk. Konflik dilihat sebagai
sesuatu yang negatif, merugikan dan harus dihindari. Untuk memperkuat konotasi
negatif ini, konflik disinonimkan dengan istilah violence, destruction,
dan irrationality.
b.
Pandangan Hubungan Manusia (The Human Relations View)
Pandangan ini berargumen bahwa konflik merupakan peristiwa yang wajar
terjadi dalam semua kelompok dan organisasi. Konflik merupakan sesuatu yang
tidak dapat dihindari, karena itu keberadaan konflik harus diterima dan
dirasionalisasikan sedemikian rupa sehingga bermanfaat bagi peningkatan kinerja
organisasi.
c.
Pandangan Interaksionis (The Interactionist View)
Pandangan ini cenderung mendorong terjadinya konflik, atas dasar suatu
asumsi bahwa kelompok yang koperatif, tenang, damai, dan serasi, cenderung
menjadi statis, apatis, tidak aspiratif, dan tidak inovatif. Oleh karena itu,
menurut aliran pemikiran ini, konflik perlu dipertahankan pada tingkat minimum
secara berkelanjutan, sehingga kelompok tetap bersemangat, kritis-diri, dan
kreatif.
3.3.2.
Definisi Manajemen Konflik
Beberapa definisi yang dikemukakan
mengenai manajemen konflik diantaranya :
-
Serangkaian aksi dan reaksi antara pelaku maupun pihak luar dalam suatu
konflik.
-
Suatu pendekatan yang berorientasi pada proses yang mengarahkan pada bentuk
komunikasi (termasuk tingkah laku) dari pelaku maupun pihak luar dan bagaimana
mereka mempengaruhi kepentingan (interests) dan interpretasi.
Bagi pihak luar (diluar
yang berkonflik) sebagai pihak ketiga, yang diperlukannya adalah informasi yang
akurat tentang situasi konflik. Hal ini karena komunikasi efektif di antara
pelaku dapat terjadi jika ada kepercayaan terhadap pihak ketiga.
-
Langkah-langkah yang diambil para pelaku atau pihak ketiga dalam rangka
mengarahkan perselisihan ke arah hasil tertentu yang mungkin atau tidak mungkin
menghasilkan suatu akhir berupa penyelesaian konflik dan mungkin atau tidak
mungkin menghasilkan ketenangan, hal positif, kreatif, bermufakat, atau
agresif.
Dalam organisasi, konflik sebenarnya merupakan hal alamiah. Konflik
dianggap sebagai gejala atau fenomena yang tidak wajar dan berakibat negatif,
tetapi sekarang konflik dianggap sebagai gejala yang wajar yang dapat berakibat
negatif maupun positif tergantung bagaimana cara mengelolanya.
Konflik bisa timbul karena berbagai penyebab. Faktor-faktor penyebab
konflik dapat diklasifikasikan menjadi dua, dalam arti sempit dan dalam arti
luas. Faktor penyebab konflik dalam arti sempit terbagi menjadi tiga;
komunikasi, struktur, dan pribadi.
1. Komunikasi
o
Salah pengertian yang berkenaan dengan kalimat
o
Bahasa yang sulit dimengerti
o
Informasi yang mendua dan tidak lengkap
o
Gaya individu pimpinan yang tidak konsisten
2. Struktur
o
Pertarungan kekuasaan antar departemen dengan kepentingan – kepentingan
atau sistem penilaian yang bertentangan
o
Persaingan untuk memperebutkan sumber daya yang terbatas
o
Saling ketergantungan dua atau lebih kelompok – kelompok kegiatan kerja
untuk mencapai tujuan
3. Pribadi
o
Ketidaksesuaian tujuan atau nilai-nilai sosial pribadi karyawan dengan
perilaku yang diperankan pada jabatan mereka
o
Perbedaan dalam nilai-nilai persepsi
Faktor penyebab konflik dalam arti luas dibagi menjadi lima; faktor sumber
daya langka, perbedaan dalam tujuan, saling ketergantungan dalam menjalankan
pekerjaan, perbedaan dalam nilai dan persepsi, serta faktor lainnya.
1. Berbagai
sumber daya yang langka
Karena sumber daya yang dimiliki
organisasi terbatas/langka maka perlu dialokasikan. Dalam alokasi sumber daya
tersebut suatu kelompok mungkin menerima lebih sedikit dibandingkan kelompok
yang lain. Hal ini dapat menjadi sumber konflik.
2. Perbedaan
dalam tujuan
Dalam suatu organisasi biasanya terdiri
dari atas berbagai macam bagian yang bisa mempunyai tujuan yang berbeda-beda.
Perbedaan tujuan dari berbagai bagian ini kalau kurang adanya koordinasi dapat
menimbulkan adanya konflik. Sebagai contoh : bagian penjualan mungkin ingin
meningkatkan volume penjualan dengan memberikan persyaratan-persyaratan
pembelian yang lunak, seperti kredit dengan bunga rendah, jangka waktu yang
lebih lama, seleksi calon pembeli yang tidak terlalu ketat dan sebagainya.
Upaya yang dilakukan oleh bagian penjualan semacam ini mungkin akan
mengakibatkan peningkatan jumlah piutang dalam tingkat yang cukup tinggi.
Apabila hal ini dipandang dari sudut keuangan, mungkin tidak dikehendaki karena
akan memerlukan tambahan dana yang cukup besar.
3. Saling ketergantungan
dalam menjalankan pekerjaan
Organisasi merupakan gabungan dari
berbagai bagian yang saling berinteraksi. Akibatnya kegiatan satu pihak mungkin
dapat merugikan pihak lain. Dan ini merupakan sumber konflik pula. Sebagai
contoh : bagian akademik telah membuat jadwal ujian beserta pengawasnya, tetapi
bagian tata usaha terlambat menyampaikan surat pemberitahuan kepada para
pengawas dan penguji sehingga mengakibatkan terganggunya pelaksanaan ujian.
4. Perbedaan
dalam nilai atau persepsi
Perbedaan dalam tujuan biasanya
dibarengi dengan perbedaan dalam sikap, nilai dan persepsi yang bisa mengarah
ke timbulnya konflik. Sebagai contoh : seorang pimpinan muda mungkin merasa
tidak senang sewaktu diberi tugas-tugas rutin karena dianggap kurang menantang
kreativitasnya untuk berkembang, sementara pimpinan yang lebih senior merasa
bahwa tugas-tugas rutin tersebut merupakan bagian dari pelatihan.
5. Sebab-sebab
lain
Selain sebab-sebab diatas, sebab-sebab
lain yang mungkin dapat menimbulkan konflik dalam organisasi misalnya gaya
seseorang dalam bekerja, ketidak jelasan organisasi dan masalah-masalah
komunikasi.
3.3.4.
Macam-macam Konflik
Konflik yang terjadi dalam suatu organisasi dapat dibedakan menjadi tiga;
konflik individu dengan individu, konflik individu dengan kelompok, dan konflik
kelompok dengan kelompok.
-
Konflik individu dengan individu
Konflik semacam ini dapat terjadi antara
individu pimpinan dengan individu pimpinan dari berbagai tingkatan. Individu
pimpinan dengan individu karyawan maupun antara inbdividu karyawan dengan
individu karyawan lainnya.
-
Konflik individu dengan kelompok
Konflik semacam ini dapat terjadi antara
individu pimpinan dengan kelompok ataupun antara individu karyawan dengan
kempok pimpinan.
-
Konflik kelompok dengan kelompok
Ini bisa terjadi antara kelompok
pimpinan dengan kelompok karyawan, kelompok pimpinan dengan kelompok pimpinan
yang lain dalam berbagai tingkatan maupun antara kelompok karyawan dengan
kelompok karyawan yang lain.
3.3.5.
Dampak Konflik
Konflik tidak selalu buruk. Konflik dapat berakibat negatif dan juga
positif. Konflik jika dihadapi dengan bijaksana dapat memberikan manfaat bagi
semua pihak yang terlibat dan organisasi/perusahaan.
|
Dampak Negatif
|
Dampak Positif
|
|
-
Menghambat
komunikasi
-
Merusak suatu
hubungan rekan
-
Merusak kerjasama
tim atau kelompok
-
Merusak sistem
pekerjaan pegawai
-
Produktifitas
menurun
-
Kepercayaan merosot
-
Pembentukan
kubu-kubu
-
Informasi
dirahasiakan dan arus komunikasi berkurang
-
Timbul masalah moral
-
Waktu terbuang
sia-sia
-
Proses pengambilan
keputusan tertunda
|
-
Meningkatnya ketertiban
dan kedisiplinan dalam menggunakan waktu bekerja
-
Hasil kerja
meningkat baik kuantitas maupun kualitasnya.
-
Motivasi meningkat
-
Identiikasi
masalah/pemecahan meningkat
-
Ikatan kelompok
lebih erat
-
Penyesuaian diri
pada kenyataan
-
Pengetahuan/keterampilan
meningkat
-
Kreatifitas
meningkat
-
Membantu upaya
mencapai tujuan
|
Manfaat/dampak positif dari konflik tidak akan terwujud jika konflik
dibiarkan saja atau dicoba diatasi dengan cara-cara yang tidak tepat, karena
konflik bisa berdampak buruk. Kemampuan mengatasi konflik sangatlah penting.
3.3.6.
Metode Penyelesaian Konflik
Penanganan konflik sangat penting dilakukan, hal ini disebabkan karena
setiap jenis perubahan dalam suatu organisasi cenderung mendatangkan konflik.
Perubahan institusional yang terjadi, baik direncanakan atau tidak, tidak hanya
berdampak pada perubahan struktur dan personalia, tetapi juga berdampak pada
terciptanya hubungan pribadi dan organisasional yang berpotensi menimbulkan
konflik. Di samping itu, jika konflik tidak ditangani secara baik dan tuntas,
maka akan mengganggu keseimbangan sumberdaya, dan menegangkan hubungan antara
orang-orang yang terlibat.
Suatu pendekatan yang berorientasi pada proses
manajemen konflik menunjuk pada pola komunikasi (termasuk perilaku) para pelaku
dan bagaimana mereka mempengaruhi kepentingan dan penafsiran terhadap konflik dikenal dengan sebutan Transformasi Konflik. Transformasi tersebut yakni :
-
Pencegahan Konflik, bertujuan untuk mencegah timbulnya konflik yang keras.
-
Penyelesaian Konflik, bertujuan untuk mengakhiri perilaku kekerasan melalui
persetujuan damai.
-
Pengelolaan Konflik, bertujuan untuk membatasi dan menghindari kekerasan
dengan mendorong perubahan perilaku positif bagi pihak-pihak yang terlibat.
-
Resolusi Konflik, menangani sebab-sebab konflik dan berusaha membangun
hubungan baru dan yang bisa tahan lama diantara kelompok-kelompok yang
bermusuhan.
-
Transformasi Konflik, mengatasi sumber-sumber konflik sosial dan politik
yang lebih luas dan berusaha mengubah kekuatan negatif dari peperangan menjadi
kekuatan sosial dan politik yang positif.
Tahapan-tahapan
tersebut merupakan satu kesatuan yang harus dilakukan dalam mengelola konflik, sehingga
masing-masing tahap akan melibatkan tahap sebelumnya misalnya pengelolaan
konflik akan mencakup pencegahan dan penyelesaian konflik.
|
Fungsi Konflik
|
Pemicu Konflik
|
|
o Sebagai Alat Kohesi
-
Organisasi kompak
ketika menghadapi lawan, dengan tidak menjelekkan organisasi lain
-
Persepsi : saling
berpacu dalam prestasi
o Sebagai Alat Penimbul Kreativitas
-
Tugas pemimpin→menyediakan
forum dalam bentuk diskusi bagi anggota organisasi yang berbeda pendapat
-
Hasil diskusi → ide
baru sebagai wujud kreativitas
o Sebagai Alat Pelepas/Katup
Tugas pemimpin →
memberi kesempatan staf untuk menyampaikan “unek –unek” yang tak berkenan dihati sehingga puas
o Sebagai Alat Keseimbangan
Organisasi perlu memelihara konflik
terbatas menjadi hidup
|
o Prinsip/ nilai
o Fakta
o Sentimen/ subyektifitas
o Harapan
|
Konflik yang terjadi bisa semakin lebar karena mengungkit masalah pribadi,
mengungkit masa lalu, dan juga tindakan anarkis. Agar konflik tidak menjadi
semakin lebar atau terus menerus maka perlu dilakukan penyelesaian konflik.
Alternatif penyelesaian konflik diantaranya :
1.
Kompromi
Alternatif ini dapat digunakan jika
jumlah yang diperebutkan terbatas. Melalui kompromi mencoba menyelesaikan
konflik dengan menemukan dasar yang di tengah dari dua pihak yang berkonflik (win-win
solution). Cara ini lebih memperkecil kemungkinan untuk munculnya
permusuhan yang terpendam dari dua belah pihak yang berkonflik, karena tidak
ada yang merasa menang maupun kalah. Meskipun demikian, dipandang dari
pertimbangan organisasi pemecahan ini bukanlah cara yang terbaik, karena tidak
membuat penyelesaian yang terbaik pula bagi organisasi, hanya untuk
menyenangkan kedua belah pihak yang saling bertentangan atau berkonflik.
2.
Kompetisi
3.
Menghindar
4.
Dominasi (Penekanan)
-
Menekan konflik, dan bukan memecahkannya. dengan memaksanya “tenggelam” ke
bawah permukaan dan mereka menciptakan situasi yang menang dan yang kalah.
-
Pihak yang kalah biasanya terpaksa memberikan jalan kepada yang lebih
tinggi kekuasaannya, menjadi kecewa dan dendam.
-
Penekanan dan dominasi bisa dinyatakan dalam bentuk pemaksaan sampai dengan
pengambilan keputusan dengan suara terbanyak (voting).
5.
Penyelesaian secara integratif
-
Konflik antar kelompok diubah menjadi situasi pemecahan persoalan bersama
yang bisa dipecahkan dengan bantuan tehnik-tehnik pemecahan masalah.
-
Pihak-pihak yang bertentangan bersama-sama mencoba memecahkan
masalahnya,dan bukan hanya mencoba menekan konflik atau berkompromi. Meskipun
hal ini merupakan cara yang terbaik bagi organisasi, dalam prakteknya sering
sulit tercapai secara memuaskan karena kurang adanya kemauan yang
sunguh-sungguh dan jujur untuk memecahkan persoalan yang menimbulkan persoalan.
6.
Perundingan
Cara ini dilakukan dengan melakukan
dialog terus menerus antar kelompok untuk menemukan suatu penyelesaian maksimum
yang menguntungkan kedua belah pihak. Melalui perundingan, kepentingan bersama
dipenuhi dan ditentukan penyelesaian yang paling memuaskan. Gaya perundingan
untuk mengelola konflik dapat dilakukan dengan cara :
-
Pencairan, yaitu dengan melakukan dialog untuk mendapat suatu pengertian
-
Keterbukaan, pihak-pihak yang terlibat bisa jadi tidak terbuka apalagi jika
konflik terjadi dalam hal-hal sensitif dan dalam suasana yang emosional
-
Belajar empati, yaitu dengan melihat kondisi dan kecemasan orang lain
sehingga didapatkan pengertian baru mengenai orang lain
-
Mencari tema bersama, pihak-pihak yang terlibat dapat dibantu dengan cara
mencari tujuan-tujuan bersama
-
Menghasilkan alternatif, hal ini dilakukan dengan jalan mencari alternatif
untuk menyelesaikan persoalan yang diperselisihkan.
-
Menanggapi berbagai alternatif, setelah ditemukan alternatif-alternatif
penyelesaian hendaknya pihak-pihak yang terlibat dalam konflik mempelajari dan
memberikan tanggapan
-
Mencari penyelesaian, sejumlah alternatif yang sudah dipelajari secara
mendalam dapat diperoleh suatu konsensus untuk menetapkan suatu penyelesaian
-
Membuka jalan buntu, kadangkala ditemukan jalan buntu sehingga pihak ketiga
yang obyektif dan berpengalaman dapat diikutsertakan untuk menyelesaikan
masalah
-
Mengikat diri kepada penyelesaian di dalam kelompok, setelah dihasilkan
penyelesaian yang disepakati, pihak-pihak yang terlibat dapat memperdebatkan
dan mempertimbangkan penyelesaian dan mengikatkan diri pada penyelesaian itu
-
Mengikat seluruh kelompok, tahap terakhir dari langkah penyelesaian konflik
adalah dengan penerimaan atas suatu penyelesaian dari pihak-pihak yang terlibat
konflik.
Dari berbagai metode penyelesaian konflik, langkah-langkah penyelesaian
dapat disederhanakan sebagai berikut :
1.
Menerima dan mendefinisikan pokok masalah yang menimbulkan ketidak puasan. Langkah
ini sangat penting karena kekeliruan dalam mengetahui masalah yang sebenarnya
akan menimbulkan kekeliruan pula dalam merumuskan cara pemecahannya.
2.
Mengumpulkan keterangan/fakta. Fakta yang dikumpulkan tidak hanya lengkap
dan akurat, tetapi juga harus dihindari tercampurnya dengan opini atau
pendapat. Opini atau pendapat sudah dimasuki unsur subyektif. Oleh karena itu
pengumpulan fakta haruslah dilakukan dengan hati-hati
3.
Menganalisis dan memutuskan. Dengan diketahuinya masalah dan terkumpulnya
data, manajemen haruslah mulai melakukan evaluasi terhadap keadaan. Sering kali
dari hasil analisa bisa mendapatkan berbagai alternatif pemecahan.
4.
Memberikan jawaban. Meskipun manajemen kemudian sudah memutuskan, keputusan
ini haruslah dibertahukan kepada pihak karyawan.
5.
Tindak lanjut. Langkah ini diperlukan untuk mengawasi akibat dari keputusan
yang telah diperbuat.
6.
Pendisiplinan. Konflik dalam organisasi apabila tidak ditangani dengan baik
bisa menimbulkan tindakan pelecehan terhadap aturan main yang telah disepakati
bersama. Oleh karena itu pelecehan ataupun pelanggaran terhadap peraturan
permainan (peraturan organisasi) haruslah dikenai tindakan pendisiplinan agar
peraturan tersebut memiliki wibawa.
Yang penting bagi
suatu organisasi adalah agar setiap konflik hendaknya bisa diselesaikan dengan
baik. Kebanyakan suatu konflik menjadi makin berat karena lama terpendam.
Karena itulah penting bagi suatu organisasi “menemukan” konflik atau sumbernya
sedini mungkin.
3.4.
Production Control
Pengendalian
produksi (Production control) adalah berbagai kegiatan dan metode yang
dignakan oleh majemen perusahaan untuk mengelola, mengatur, mengkoordinir, dan
mengarahkan proses produksi (peralatan, bahan baku, mesin, tenaga kerja)
kedalam suatu arus aliran yang memberikan hasil dengan jumlah biaya yang
seminimal mungkin dan waktu yang secepat mungkin.
Pengendalian
produksi yang dilaksanakan pada perusahaan yang satu dengan yang
perusahaan yang lain akan berbeda-beda tergantung pada kebijakan perusahaan.
Dalam pengendalian
produksi terdapat istilah Order Control (Perusahaaan
beroperasi berdasarkan pesanan dari konsumen) dan Follow Control (Perusahaan
beroperasi untuk menghasilkan produk standar sehingga sebagian produk merupakan
produk untuk persediaan dalam jumlah besar). Pengendalian keduanya bertujuan
sama yakni apakah jangka waktu arus material sudah sesuai dengan yang
direncanakan. Demikian juga bagaimana transportasi dari pabrik proses produksi
ke gudang dan dari gudang ke tempat penyimpanan.
Terdapat beberapa tahap dalam pengendalian produksi yaitu
:
a.
Production forecasting
Production forecasting adalah peramalan produksi untuk mengetahui jumlah dan
manfaat produksi yang akan dibuat di masa yang akan datang,sehingga kalau
terjadi penyimpangan akan cepat diadakan penyesuaian produksi di masa yang akan
datang. Dengan melaksanakan peramalan produksi, perusahaan dapat menyusun
anggaran operasionalnya untuk pedoman kerja, penggunaan kapasitas produksi
seoptimal mungkin, menstabilkan kesempatan kerja.
b.
Routing
Routing adalah kegiatan untuk
menetukan urutan-urutan proses dan penggunaan alat produksinya dari bahan
mentah hingga menjadi produk akhir, sehingga sebelum produksi dimulai masalah sudah tercantum pada rout sheet.
c.
Schedulling
Schedulling adalah kegiatan membuat jadwal proses produksi sebagai
satu kesatuan dari awal proses sampai selesai proses produksi. Schedulling
ini dilaksanakan untuk
mengetahui berapa waktu yang dibutuhkan setiap tahap pemrosesan sesuai dengan route-nya. Oleh karena itu untuk membantu keberhasilan tahap
ini lebih baik melakukan time and mention study sehingga dapat ditentukan
stanndar hasil kerjanya.
d.
Dipatching
Dipatching adalah suatu proses
untuk pemberian perintah untuk melaksanakan pekerjaan sesuai dengan routing
dan schedulling yang dibuat.
e.
Follow up
Follow up adalah kegiatan untuk menghilangkan terjadinya
penundaan/ keterlambatan kerja
dan mendorong terkoordinasinya pelaksanaan kerja.
DAFTAR PUSTAKA
Febrianto M, Arie. Manajemen Konflik,
(0nline), (http://ariefm.lecture.ub.ac.id/files/2013/05/9.-manajemen-konflik.ppt,
diakses 18 November 2013).
Kast, Fremont E. 2002. Organization
and Management. Hasyim Alimi, penterjemah. Jakarta: Bumi Aksara.
Miarso, Yusufhadi. 2002. Peran
Teknologi Dalam Organisasi Belajar. “Makalah disampaikan pada Seminar
Nasional Teknologi Pembelajaran di Jakarta”.
Pickering, Peg. 2001. How To Manage
Conflict. Masri Maris, penterjemah. Jakarta: Erlangga.
Pujianto, Erik. Manajemen Konflik, (Online),
(http://belajarbarengerik.blogspot.com/2013/01/manajemen-konflik.html,
diakses 18 November 2013).
Robbins, Stephen P. 2002. Perilaku
Organisasi. Jakarta : PT Prenhallindo.
Siswanto, Dr. H.B, M.Si.. 2009. Pengantar
Manajemen. Jakarta: Bumi Aksara.
Swastha DH, Basu & Sukotjo W, Ibnu.
1988. Pengantar Bisnis Modern. Yogyakarta: Liberty.
Terry, George R. 2005. Principle of
Management. GA. Ticoalu, penterjemah. Jakarta: Bumi Aksara.
___________. Pengendalian
Produksi, (Online), (http://d3manajemen.blogspot.com/2011/12/pengendalian-produksi.html,
diakses 16 Desember 2013).
