Tidak bisa dipungkiri bahwa Email merupakan salah satu tools yang memiliki peranan cukup penting dalam dunia bisnis atau usaha. Para pebisnis mulai mengedepankan IT sebagai salah satu sumber daya yang dapat meningkatkan efektifitas dan efisiensi. Dalam era teknologi yang semakin berkembang tiap saat, dengan memiliki email kita dapat dengan mudah dihubungi oleh siapapun dan dimanapun berada, selain menggunakan fasilitas lainnya seperti fax,handphone, telepon. Bila dilihat dari segi professional yang mendukung era teknologi dan dari segi ekonomis kita dapat menggunakan email. Dengan email, biaya operasional dan komunikasi menjadi lebih murah, begitu juga dalam kecepatan untuk mencapai tujuan dari pengiriman surat. Email dalam dunia bisnis sering dimanfaatkan untuk komunikasi dan informasi antar karyawan/staff, komunikasi dan informasi antar kolega bisnis, komunikasi dan informasi untuk pelanggan, dan proses bisnis (pengiriman penawaran, invoice, atau pemberian informasi penting untuk pelanggan).
Kini menerima email tak hanya dapat dilakukan melalui computer yang terhubung ke internet, namun dapat menggunakan mobile device yang terhubung ke jaringan internet dapat dimanfaatkan untuk komunikasi menggunakan email.
Keunggulan daaripada email antara lain lebih murah, lebih cepat, tidak terbatas ruang dan waktu, prosedurnya lebih sederhana, dan mendukung profesionalisme. Pebisnis dapat dengan mudah menerima feedback dari customer, sebaliknya customer dapat dengan mudah memberikan feedback.
Namun dalam penggunaanya perlu diperhatikan pula cara-cara penggunaan yang baik dan benar, sehingga tujuan komunikasi tercapai dengan cara pengefektifitasan tersebut.
EMAIL DALAM DUNIA BISNIS
PENGERTIAN EMAIL
Email merupakan kepanjangan dari Elektronik Mail, yakni suatu proses dan cara pengiriman pesan atau gambar melalui internet. Email dapat menjadi alternative cara pengefektifitasan komunikasi
KELEBIHAN DAN KELEMAHAN EMAIL
Email merupakan generasi penerus surat secara konvensional, bahkan email dirancang sedemikian praktisnya sehingga mempunyai nilai yang lebih dibandingkan dengan surat secara konvensional.
Keunggulan email :
Lebih murah
Bayangkan bila harus mengirim surat keluar negeri, berapa banyak biaya yang harus dikeluarkan. Sedangkan email dapat digunakan dengan koneksi internet sehingga dapat mengirim kemanapun dibelahan dunia manapun dengan biaya koneksi internet yang murah.
Lebih cepat
Hanya dengan hitungan jam, menit, bahkan detik surat atau informasi yang akan dikirim sudah sampai ketempat tujuan yang diinginkan
Tidak terbatas ruang dan waktu
Penggunaan email melalui koneksi internet sehingga jangkauannya global. Pebisnis dapat mengirim email kemanapun dan dimanapun serta kapanpun tanpa ada batasan ruang dan waktu
Prosedurnya lebih sederhana
Dibandingkan dengan mengirim surat konvensional, seseorang perlu perangko dan harus pergi ke kantor pos atau harus menyuruh orang untuk menyampaikannya ke tujuan. Dengan email, dapat dilakukan bahkan dengan mendengarkan musik
Selain memiliki kelebihan, email juga memiliki kelemahan antara lain :
Sifatnya kurang resmi
Di beberapa perusahaan, bahkan dibeberapa Negara (termasuk Indonesia) masih menganggap bahwa penggunaan email di dunia bisnis merupakan hal yang tabu. Indonesia masih menjadikan surat konvensional sebagai dokumen resmi, sehingga penggunaan email hanya untuk urusan intern perusahaan. Untuk hal surat-menyurat antar perusahaan harus tetap menggunakan surat konvensional.
Tidak akurat
Email merupakan teknologi yang pembuatannya dilakukan melalui koneksi internet, dimana teknologi saat iniselalu berkembang sehingga tidak ada jaminan bahwa email yang dikirim ataupun diterima merupakan isi yang sebenarnya. Hal ini menjadikan sifatnya kurang akurat untuk dijadikan bukti transaksi maupun bukti operasional.
CARA MENULIS EMAIL
Cara seseorang menulis email mengekspresikan banyak hal. Status ditempat kerja, cara bekerja, bahkan kepribadian.
Berikut ini adalah tahapan menulis email yang baik :
Belajar menulis email yang baik
Menulis email yang baik memerlukan latihan, email harus memiliki beberapa peran dalam komunikasai, baik dengan para pegawai, teman usaha, atau dengan yang lainnya. seseorang harus menyadari tidak semua orang ataupun pegawai bisa bertemu muka dengan orang lain secara teratur sehingga tidak dapat disalahkan bila mereka memberi penilaian tertentu terhadap cara seseorang menuliskan email.
Tulis isi email dengan jelas
Ungkapkan maksud dengan jelas. Perjelas mengenai hal yang diprioritaskan dan hal yang harus dikerjakan. Kalau perlu sertakan tombol jawaban agar dapat mengetahui bahwa email yang dikirim sudah dibaca dan dimengerti oleh orang yang dituju.
tulis email secara pendek dan dengan kata – kata yang baik
hindari menulis email yang sangat panjang. Melihat email yang begitu panjang biasanya membuat orang malas membacanya, sehingga baru esok atau nanti orang membacanya.
Gunakan bahasa yang baik
sebelum mengiri email harus diteliti secara detail email yang telah dibuat, sehingga email yang dikirimkan tidak ada kesalahan dalam pengetikan maupun penggunaan kata – kata yang berantakan serta yang klise, karena belum tentu orang yang dituju dapat mengerti bahasa yang digunakan si pengirim. Sehingga untuk menghindari hal – hal yang tidak diinginkan seseorang harus menggunakan struktur bahasa yang sesuai dengan kaidah bahasa resmi.
Batasi email humor
Muka yang tersenyum memperlihatkan seseorang sedang membaca sesuatu yang lucu. Tetapi terlalu banyak tersenyum akan mengganggu pada waktu akan menulis email yang serius. Beberapa perusahaan melarang mengirim email yang berisi lelucon karena mengganggu waktu bekerja.
Tentukan waktu untuk menjawab email
Luangkan waktu tertentu dari kesibukan untuk dijadikan sebagai waktu rutinitas dalam menjawab email. Dengan demikian pekerjaan tidak akan terganggu dan email yang diterima dapat diberi tanggapan. Jika sibuk, delegasikan kepada seseorang untuk menjawabnya.
4. KIAT MENGGUNAKAN EMAIL DENGAN BAIK
Email merupakan cara berkomunikasa yang penting bagi para atasan, namun email juga dapat disalahgunakan.
4.1. seseorang harus tau kapan waktunya harus berbicara langsung dengan orang yang dituju dengan mendatanginya atau cukup dengan email.
4.2. Email bukan satu-satunya cara berkomunikasi
email merupakan cara berkomunikasi yang cepat, mudah, serta dapat disimpan. Email sanggup mengirimkan pesan ke seluruh dunia hanya dngtan mengklik mouse. Namun email juga dapat menyesatkan para atasan untuk berfikir bahwa mereka dapat mengatur pegawai hanya melalui email. Jadi gunakan email secara bijaksana tetapi jangan mengatur perusahaan melalui email. Seseorang tidak dapat mendekati semua orang yang ingin di dekati hanya melalui email karena kehadirannya tak dapat dirasakan.
4.3. terbuka terhadap perubahan
meskipun sering menggunakan email untuk menyampaikan pesan kepada bawahan, tetapi harus tetap memberikan sikap yang positif jika para karyawan mengajukan pertanyaan-pertanyaan. Dengan demikian akan memperlihatkan sikap terbuka bagi mereka, mendukung mereka, sehingga jarak antara atasan dan pegawai tidak terlampau jauh dan komunikasi verbal tetap terjaga.
4.4. Jangan ungkapkan kemarahan melalui email
isi email yang penuh amarah atau yang berisi kritikan dapat menjadi titik awal dari keributan. Persingkat isi email agar tidak ada salah interpretasi pada yang menerimanya. Kendalikan pesan yang disampaikan dan kendalikan perasaan saat menulis email. Bila ada hal-hal yang tidak memuaskan yang perlu dibicarakan jauh lebih baik apabila menggunakan telepon atau mendatangi langsung orang yang bersangkutan.
Sumber :
tabloid Nova
Modul TIK.OP02.007.01. Email Client
0 komentar:
Posting Komentar